Vinnslusamningur (28. gr. GDPR)
Fylgiskjal við þjónustusamning um Rafræna Riddarann
Ábyrgðaraðili: viðskiptavinurinn (félagið sem notar kerfið)
Vinnsluaðili: SMART Ráðgjöf ehf., kt. 501006-0410, Sjávargötu 13 („Riddarinn“)
1. Hlutverk
Ábyrgðaraðili ákveður tilgang og aðferðir vinnslu bókhalds- og reikningsgagna. Riddarinn vinnur þau eingöngu samkvæmt þessum samningi og skriflegum fyrirmælum ábyrgðaraðila, þ.m.t. stillingum í kerfinu.
Riddarinn er ábyrgðaraðili eigin notendaaðgangs (innskráning, hlutverk, lykilorð). Sú vinnsla fellur undir persónuverndarstefnu Riddarans, ekki þennan samning.
2. Vinnslan
- Efni: yfirferð, samþykkt og áframsending reikninga; sjálfvirk greining reikningsskjala með gervigreind; birgjaskrá; vörur og víddir; útlagðir reikningar; tenging við DK Plus og Unimaze (áður Sendill).
- Flokkar skráðra: starfsmenn og samþykkjendur ábyrgðaraðila; tengiliðir og eigendur birgja (þ.m.t. einstaklingar og einyrkjar); milliliðir greiðslna.
- Flokkar gagna: auðkenni (nafn, kennitala, netfang, sími), fjárhagur (reikningar, fjárhæðir, bankaupplýsingar), skjöl (PDF og myndir), texti og skipanir sem lesin eru úr skjölunum, vinnsluspor (hver samþykkti, hvenær).
- Sérstakir flokkar (9. gr.): ekki markmið vinnslunnar. Reikningsmyndir geta borið slíkt óviljandi; þær eru ekki flokkaðar eða auðkenndar sem slíkar. Ábyrgðaraðili skal ekki senda inn skjöl sem innihalda heilbrigðis- eða önnur 9. gr. gögn nema lög heimili og fyrirmæli séu skýr.
- Gervigreind: Riddarinn sendir reikningsskjöl til Anthropic PBC (Claude) til að lesa línur, birgja og fjárhæðir. Vinnslan fer fram í Bandaríkjunum. Anthropic er undirvinnsluaðili, sjá kafla 4 og 4a. Gögnin eru ekki notuð til að þjálfa grunnlíkan Anthropic.
- Varðveisla: samkvæmt fyrirmælum ábyrgðaraðila, að jafnaði í samræmi við bókhaldslög (7 ár). Að þjónustu lokinni: skila eða eyða innan 60 daga, nema lög krefjist varðveislu. Óumbreytanleg notendaskrá er undanskilin eyðingu eins lengi og 17. gr. 3. mgr. á við.
3. Skyldur vinnsluaðila
Riddarinn:
1. vinnur gögnin aðeins samkvæmt fyrirmælum, þ.m.t. um millifærslu út fyrir EES;
2. tryggir að fólk með aðgang sé bundið þagnarskyldu;
3. viðhefur viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir (HTTPS, aðgangsstýring per félag, dulkóðun leyndarmála, óumbreytanleg atburðaskrá, dulkóðað API til Anthropic);
4. notar ekki gögnin í eigin þágu (þjálfun utan kerfis, markaðssetning, sala);
5. tilkynnir ábyrgðaraðila án óþarfa tafar um öryggisbrot, og eigi síðar en 24 klst. eftir að hann verður þess var, með nægilegum upplýsingum til 33. og 34. gr.;
6. aðstoðar við réttindi skráðra, DPIA og samskipti við Persónuvernd;
7. leyfir úttekt (audit) með hæfilegum fyrirvara;
8. eyðir eða skilar gögnum við lok, að undanskildu því sem lög krefjast.
4. Undirvinnsluaðilar
Ábyrgðaraðili samþykkir þessa undirvinnsluaðila:
| Aðili | Hlutverk | Staðsetning |
|---|---|---|
| Anthropic PBC | Greining reikningsskjala (Claude API) | Bandaríkin |
| DK Plus | Bókhaldskerfi — Riddarinn sendir og sækir samkvæmt lykli ábyrgðaraðila | Ísland |
| Unimaze (áður Sendill) | Rafræn skeyti (reikningar) | Ísland / EES (mapi.sendill.is, mapi-eu.unimaze.com) |
| Hetzner Online GmbH | Rekstur vefþjóns og gagnagrunns | Finnland (Helsinki), EES |
| Ríkisskattstjóri (skatturinn.is) | Staðfesting VSK-númers, þegar ábyrgðaraðili keyrir þá aðgerð | Ísland |
Nýjan undirvinnsluaðila skal tilkynna með 30 daga fyrirvara. Ábyrgðaraðili má andmæla. Riddarinn gerir samning við undirvinnsluaðila með sömu skyldum og hér.
Athugið: DK- og Unimaze-aðgangur er *ábyrgðaraðilans*. Riddarinn er milliliður, ekki eigandi þeirra samninga. Anthropic-aðgangurinn er *Riddarans*; ábyrgðaraðili samþykkir hann með undirritun þessa samnings.
4a. Millifærsla til Bandaríkjanna (Anthropic)
Riddarinn millifærir reikningsskjöl til Anthropic PBC í Bandaríkjunum. Viðeigandi vernd (46. gr.) er:
1. Vinnsluviðauki (DPA) Anthropic sem er hluti af Commercial Terms of Service, með stöðluðum samningsákvæðum (SCC 2021), eining 3 (vinnsluaðili til vinnsluaðila), því Riddarinn er vinnsluaðili ábyrgðaraðila og Anthropic er undirvinnsluaðili.
2. Millifærslumat (TIA) sem Riddarinn hefur gert og uppfærir ef vinnslan breytist.
Ábyrgðaraðili samþykkir þessa millifærslu. Ef hann andmælir greiningu utan EES skal hann ekki nota sjálfvirka greiningu reikninga, og Riddarinn býður upp á að slökkva á sendingu til Anthropic fyrir það félag í stillingum kerfisins.
5. Master / endursala
Ef ábyrgðaraðili er bókhaldsstofa eða master-aðili sem vinnur bækur viðskiptavina sinna í kerfinu, er það ábyrgðaraðilinn sem á gögn viðskiptavina sinna. Riddarinn á þau ekki og notar þau ekki þvert á viðskiptavini. Master-aðili ber sjálfur að hafa vinnslusamning við sína viðskiptavini og að upplýsa þá um Anthropic.
6. Fyrirmæli um eyðingu og útflutning
Ábyrgðaraðili getur:
- eytt einstökum reikningum í kerfinu;
- óskað eftir útflutningi gagna félagsins á vélvænu formi;
- óskað eftir eyðingu eða skilum allra gagna félagsins við lok þjónustu.
Riddarinn framkvæmir slíkt án óþarfa tafar, að teknu tilliti til bókhaldsskyldu og óumbreytanlegrar notendaskrár. Gögn sem þegar voru send til Anthropic geymast þar í allt að 30 daga samkvæmt vinnsluviðauka Anthropic og eru ekki notuð til þjálfunar; Riddarinn getur ekki sótt þau til baka þaðan.
7. Gildistími
Samningurinn gildir á meðan þjónustan er veitt og þar til vinnslu er lokið samkvæmt kafla 2.
Útgáfa skjalsins: 3ec51d07d4ab11b7